СПРАВКА

Содержание справки:

закрыть это окно
Просмотр
Поиск
Расширенный поиск
Разделы
Коллекции
Авторизация
Размещение документа
Форматы файлов
Мой архив
Редактировать профиль
Подписаться на рассылку
 

В Электронной библиотеке (ЭБ) используется программное обеспечение DSpace. DSpace позволяет создавать и хранить электронные документы, регулировать к ним доступ. В этой справке приводится краткое описание некоторых функциональных возможностей DSpace: просмотр содержимого Электронной библиотеки, ввод (размещение) новых документов.

Организационная структура Электронной библиотеки базируется на понятии Раздел, которое, как правило, соответствует организационно-административному подразделению БГУ, такому как факультет, центр, научно-исследовательский институт и т.д. Каждый раздел может состоять из подразделов и коллекций. Каждая коллекция содержит электронные документы.


ПРОСМОТР в начало

Просмотр - это важный механизм обнаружения документов. Просматривать содержимое Электронной библиотеки можно по: названию документа, автору документа, дате выпуска документа и предметным терминам.

Search Box

Просмотр по Разделам и коллекциям позволяет просмотреть список разделов в алфивитном порядке с содержащимися в них подразделами и коллекциями.

Просмотр по Дате выпуска позволяет просмотреть список всех документов в хронологическом порядке.

Просмотр по Авторам позволяет просмотреть список всех авторов в алфавитном порядке.

Просмотр по Заглавиям позволяет посмотреть список всех заглавий в алфавитном порядке.

Просмотр по Темам позволяет просмотреть перечень тем, имеющихся в ЭБ, в алфавитном порядке.

Дополнительно,Просмотр может ограничиваться до документов внутри определенной коллекции или раздела

Search Box

Если вы пользователь сети БГУ, можете воспользоваться следующими сервисами:

Размещение документа это функция DSpace, которая позволяет пользователям с особыми правами добавлять документы в ЭБ. Процесс размещения документа предполагает заполнение метаданных документа и загрузку его цифрового образа. В каждом разделе определяется своя технологическая цепочка процедуры размещения документов.

Мой архив электронных документов это персональная страница, которая поддерживается самим пользователем. На ней располагается перечень документов, которые находятся в процессе размещения, либо перечень документов, которые ожидают ваших действий, например, редактирования, рецензирования или проверки.

Редактировать профиль позволяет заменить ваш пароль.


ПОИСК в начало

Для организации поиска по всей Электронной библиотеке используестя диалоговое окно "Поиск", расположенное в верхней части навигационной панели

Search Box

Поиск осуществляется по одному или нескольким словам в метаданных или извлеченном полном тексте.

Правила составления поисковых запросов:.

Не употребляйте стоп-слова
Механизм поиска игнорирует некоторые слова, которые часто встречаются в английском и русском языках, но не несут смысловой нагрузки с точки зрения поиска. К ним относятся:

"и" ,"не" ,"нет" , "да" , "или" , "где" и др.,

"a", "and" , "are" , "as" , "at" , "be" , "but" , "by" , "for" , "if" , "in" , "into".

Усечение слов
Используйте звездочку (*) после части слова, чтобы поиск проводился только по указанной части, например:

   отыщутся физика, физический, физвоспитание и др.

Морфологический поиск
Механизм поиска автоматически расширяет поисковое слово его разными морфологическими формами, включая множественное число, прошедшее время и т.д.

Поиск по фразам
Чтобы искать по нескольким словам, которые составляют фразу, включите их в кавычки(").

Обязательное наличие слова
Поставьте знак плюс (+) перед словом, которое обязательно должно присутствовать в найденных документах. Например, в документах, которые найдутся по следующему поисковому запросу, поисковое слово "математика" должно присутствовать факультативно, а слово "учебное" обязательно.

Удаление нежелательных слов
Поставьте знак минус (-) перед словом, которое должно отсутствовать в найденных документах. Альтернативный вариант - использование Булева выражения NOT. Таким образом вы можете ограничить количество найденных документов. Например, составляя поисковый запрос как указано ниже

  или  

вы получите поисковые документы, содержащие слово "физика", но не содержащие слово "ядерная".

Булев поиск

Для построения сложных поисковых запросов можно использовать булевы операторы. Они должны вводиться ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ!

AND - ограничивает количество найденных документов тем, что осуществляет поиск документов, которые содержат все слова или фразы, соединенные этим оператором, например, применяя поисковое выражение. Используется в сложных поисковых запросах по умолчанию.

вы найдете документы, содержащие ОБА слова "коты" и "собаки".

OR - увеличивает количество найденных документов тем, что осуществляет поиск документов, которые содержат любые слова или фразы, объединенные этим оператором

вы найдете все документы, содержащие ЛЮБОЕ из слов "коты" или "собаки".

NOT - исключает из результатов поиска документы, которые содержат слова или фразы следующие за этим операндом, например, применяя поисковое выражение

вы найдете документы, которые содержат слово "дрессировка" и НЕ СОДЕРЖАТ слово "кот".

Для группирования поисковых терминов применяются круглые скобки. В таких случаях Булевы операнды могут применяться к группам поисковых терминов, например:


РАСШИРЕННЫЙ ПОИСК в начало

Расширенный поиск позволяет определить поля, по которым будет производиться поиск, а также объединить эти поля Булевыми операторами "AND", "OR" или "NOT".

Выберите значение "Поискового поля" из выпадающего списка и введите поисковое слово или фразу в окошко для ввода в правой колонке. Поисковые поля можно соединить Булевыми операторами "И", "ИЛИ", "НЕ" выбирая их из выпадающего списка в левой колонке.

Примечание: используйте окошки для ввода поисковых образов последовательно. Если вы оставите одно из промежуточных поисковых полей пустым, то поиск не будет работать.


РАЗДЕЛЫ в начало

Контент электронной библиотеки объединен в разделы, которые соответствуют организационным или структурным подразделениям университета. В каждом разделе может быть организовано неограниченное количество подразделов и коллекций. Каждый раздел имеет свою домашнюю страничку, на которой размещена необходимая информация, новости, а также сообщения, отражающие тематику данного раздела, список подразделов и коллекций раздела Каждая коллекция может содержать неограниченное количество логически связанных документов.


КОЛЛЕКЦИИ в начало

В разделах электронной библиотеки можно создавать неограниченное количество коллекций. Коллекции могут создаваться по теме, по типу информации (например, статьи о наборах данных) или в соответствии с любым другим принципом группирования информации, принятым в разделе. Коллекции, как и разделы, могут иметь различные политики существования и технологические процессы.

Каждая коллекция имеет свою домашнюю страничку, на которой размещена необходимая информация, новости, а также сообщения, отражающие область интересов пользователей коллекции.


Авторизация/Мой архив в начало

Авторизация - предоставление определенному лицу или группе лиц прав на выполнение определенных действий, а также процесс проверки (подтверждения) данных прав при попытке выполнения этих действий.

Многие функции Электронной библиотеки, например, просмотр и поиск документов в системе, могут выполняться анонимно, но, чтобы просматривать документы ограниченного доступа или выполнять внесение документов, пользователю нужно авторизоваться/зарегистрироваться.

Для Авторизации/Регистрации пользователю нужно зайти во вкладку "Авторизация/Мой архив" и ввести логин и пароль, которыми вы пользуетесь для доступа в сеть ТИЭИ.

О каждом пользователе ЭБ хранит сделующую информацию:

Каждому пользователю ЭБ доступны только те функции системы, на которые у него есть полномочия.


РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТА в начало

Процесс размещения документа доступен редакторам и администраторам коллекций. Начните этот процесс с вкладки "Мой архив" на Главной странице ЭБ.

Щелкните по кнопке "Разместить новый ресурс". Выберите название коллекции из выпадающего списка. В выпадающем списке присутствуют названия коллекций, которые вам доступны как редактору или администратору.

Индикатор процесса - овальные кнопки в верхней части страницы:

Каждая из 7 овальных кнопок отображает шаг процесса. По мере прохождения шага процесса овальные кнопки меняют цвет. Эти кнопки можно использовать также для перемещения по процессу (с помощью щелчка мыши по овальной кнопке) .При перемещении вперед и назад введенная информация не теряется.

Progress Bar

Щелкните по кнопке "далее" , чтобы продолжить процесс или по кнопке "удалить", если вы хотите отменить процесс.


РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТА: Описание документа - страница 1 в начало описания процесса в начало

Если вы ответите "да" на все задаваемые вопросы на этой странице (т.е. проставите "галочки" в соответствующих окошках), то на следующей странице вам будет представлена расширенная форма для ввода информации. В противном случае - стандартная.

* Ресурс имеет более одного названия. Часто бывают случаи, когда документ имеет несколько названий, например, сокращенное название, акроним или название на другом языке. Если у вас такой случай, то отметьте на странице этот пункт "галочкой".

* Ресурс публиковался или распространялся ранее. Для нового документа, который ранее НЕ публиковался или распространялся ранее, дата выпуска будет автоматически приписываться системой. Если документ издавался ранее, то отметьте "галочкой" этот пункт. В итоге, на следующей странице вам будет представлена форма для ввода, где можно будет внести информацию о предыдущих датах публикации.

* Ресурс включает более одного файла - документ может состоять более чем из одного файла. Например, HTML файл может содержать ссылки на файлы рисунков (например, JPG или GIF). Другой пример - статья может сопровождаться файлом данных или/и видео-файлом. Если ваш документ содержит более одного файла, отметьте "галочкой" этот пункт.

Щелкните по кнопке "далее" для перехода к следующей странице или по кнопке "отменить/сохранить" для остановки процесса размещения документа.


РАЗМЕСТИТЬ ДОКУМЕНТ: Описание документа - страница 2 в начало описания процесса в начало

Из информации, которая вводится на этих двух страницах, формируются метаданные, с помощью которых осуществляется поиск документов поисковой машиной. Чем больше метаданных, тем легче найти документ. Поэтому старайтесь приписывать как можно больше метаданных своему документу.

Автор:

В роли автора может выступать физическое лицо, организация или служба, которая создала (либо внесла большой вклад в создание) документ. Щелкнув по кнопке "Добавить еще" можно ввести столько авторов, сколько нужно.   Например:

Author submit

Если в качестве автора выступает организация, то введите ее название в поле "Фамилия":

author submit


Заглавие:

Введите полное официальное название документа. Все документы электронной библиотеки должны иметь заглавие!

title submit


Другое заглавие: (примечание - это поле формируется только тогда, когда вы отметили на 1-й странице пункт "Ресурс имеет более одного названия").

Если ваш документ имеет другое название, например, название на другом языке или аббревиатуру, то введите его в этом окне. Например:

Other title


Дата выпуска: (примечание - это поле формируется только тогда, когда вы отметили на 1-й странице пункт "Ресурс публиковался или распространялся ранее". Если Электронная библиотека является первым местом публикации вашего документа, то дата выпуска присваивается автоматически в тот момент, когда документ становится частью ЭБ.)

Если ваш документ публиковался или распространялся ранее, введите здесь его дату выпуска. Если вы не знаете месяц выпуска, то оставьте значение по умолчанию "нет месяца", в другом случае выберите значение месяца из выпадающего списка. Если вы не знаете день выпуска, то оставьте окошко пустым.

date of issue


 

Издатель: (примечание - это поле формируется только тогда, когда вы отметили на 1-й странице пункт "Ресурс публиковался или распространялся ранее".)

Введите название издательства.


Библиографическое описание источника: (примечание - это поле формируется только тогда, когда вы отметили на 1-й странице пункт "Ресурс публиковался или распространялся ранее".)

Если ваш документ является статьей из журнала или главой из книги, то введите здесь библиографическое описание этого журнала или книги. Для статьи из журнала должны быть указаны название журнала, номер тома, дата выпуска, страницы.

date of issue

Для главы из книги должны быть указаны название книги, место издания, название издательства, год издания, страницы.

date of issue


Номер серии/Отчета:

Некоторые коллекции Электронной библиотеки могут быть нумерованными сериями, например, технические отчеты или рабочие бумаги. Если ваша коллекция попадает под эту категорию, то в поле Название серии должно стоять стандартное название этой серии, а заполнять придется только поле Номер отчета или материала .  


Идентификаторы:

Если вы знаете уникальный номер и код, который идентифицирует ваш документ, введите его здесь. Щелкните по стрелке справа от окошка ввода и выберите нужный вариант из выпадающего списка. Варианты могут быть:

Govt.doc # - номер документа органа государственной власти - например: NASA SP 8084
ISBN - Международный стандратный номер книги - например: 0-1234-5678-9
ISSN - Международный стандратный номер сериального издания - например: 1234-5678
ISMN - Международный стандратный музыкальный номер - например: M-53001-001-3
URI - Универсальный определитель ресурса - например: http://www.dspace.org/help/submit.html
Other - Уникальный идентификатор документа, который присваивается документу другими системами идентификации. Например: депонировано, присвоен номер государственной регистрации и т.д.

date of issue


Тип:

Выберите тип документа из предложенного перечня. Чтобы выбрать более одного элемента из списка, удерживайте клавишу "ctrl" или "shift".

Язык:

Выберите язык текста произведения.Если язык по умолчанию (английский - США) не подходит, щелкните по ссылке справа и выберите из выпадающего списка нужный. Например:

language

Если документ не текстовый, то выберите значение N/A.

Щелкните по кнопке "Далее" для продолжения работы, или "Отменить/Сохранить" чтобы остановить ввод описания документа.


РАЗМЕСТИТЬ ДОКУМЕНТ: Загрузка файла в начало процесса размещения документа в начало

Существует два способа ввода имени файла, который вы хотите загрузить:

  1. Введите полный путь и имя файла в окошко ввода и щелкните по кнопке "Далее" в правом нижнем углу экрана.

  2. Щелкните по кнопке "Обзор" и вам откроется окно просмотра файловой структуры вашего диска. Вы можете перемещаться по каталогам и папкам, пока не найдете нужный файл. Двойным щелчком загрузите его имя в окошко ввода.

После ввода имени файла щелкните по кнопке "Далее" для продолжения процесса.

Описание файла

Если в начале процесса размещения документа вы отметили опцию "документ включает более одного файла" для загрузки, в форме для ввода вы увидите окошко ввода, помеченное как "Описание файла". Информация, которую вы здесь представите, поможет пользователю разобраться какого рода данные содержатся в каждом из файлов. Например, "основной текст статьи" или "рисунки", или "компьютерная программа", или "набор данных". Введите описание файлов для документа и щелкните по кнопке "Далее" для продолжения процесса.



РАЗМЕСТИТЬ ДОКУМЕНТ: форматы файлов в начало процесса размещения документа в начало

Чтобы корректно хранить документы в Электронной библиотеке и предоставлять к ним доступ, нужно знать их форматы , например "PDF", "HTML", или "DOC". Если при загрузке файла сиcтема автоматически не распознает его формат, то нужно указать его. Если формат файла присутствует в предлагаемом списке, выберите его и щелкните по кнопке "Внести". Если формат отсутствует в списке, то введите его вручную в окошке ввода внизу страницы, например "Autodesk AutoCAD R20 for UNIX". В этом случае нужно быть уверенным в правильном названии приложения, которое используется при создании файла.

Более подробную информацию о форматах файлов смотрите DSpace Supported Formats.

Загрузка файлов

После того, как вы загрузили файл, проверьте информацию в таблице, чтобы удостовериться что он загрузился правильно. Это можно сделать двумя способами:

Если вы загружаете только один файл, щелкните по кнопке "Далее", если файл загрузился корректно.

Если вы загружаете более одного файла, щелкните по кнопке "Добавить еще один файл" (это будет возможно, если на первой странице процесса размещения документа вы выбрали пункт "Документ содержит более одного файла"). Когда вы убедитесь, что все файлы этого документа загружены корректно, щелкните по кнопке "Далее".

Если вы загружаете HTML страницу с вложенными файлами, щелкните по кнопке "Добавить еще один файл" и загрузите все файлы или битовые потоки, используемые на HTML странице. После всех загрузок в колонке, помеченной как "Основной файл", выберите файл, который явлется индексной страницей или страницей верхнего уровня web-страницы. Это обеспечит правильное отображение на HTML странице всех вложенных файлов. Затем щелкните по кнопке "Далее" .

Контрольные суммы

DSpace генерирует MD5 контрольную сумму для каждого хранимого файла; контрольные суммы используются системой для периодической проверки целостности каждого файла (контрольные суммы файлов не меняются).


РАЗМЕСТИТЬ ДОКУМЕНТ: Проверка в начало процесса размещения документа в начало

Эта страница позволит проанализировать информацию, введенную при описании документа. Для редактирования этой информации щелкните по соответствующей кнопке справа или по овальной кнопке в цветной строке индикации процесса вверху страницы для перехода на нужную страницу описания документа. Если все верно, щелкните по кнопке "Далее" для продолжения процесса.

Щелкните по кнопке "Отменить/Сохранить", если вы хотите остановить процесс размещения документа.


РАЗМЕСТИТЬ ДОКУМЕНТ: Лицензия в начало процесса размещения документа в начало

Прежде чем документ попадет на хранение в Электронную библиотеку, система предлагает заключить лицензионное соглашение. Пожалуйста, внимательно прочитайте текст лицензии. Если у вас появятся вопросы, свяжитесь с Администратором ЭБ.


РАЗМЕСТИТЬ ДОКУМЕНТ: Завершение процесса в начало процесса размещения документа в начало

Вы успешно завершили процесс размещения документа в Электронную библиотеку пройдя все этапы технологической цепочки, характерной для вашей коллекции. В некоторых коллекциях еще требуется этап рецензирования документа, но обычно документы сразу включаются в ЭБ. Вы получите уведомление по э-почте как только ваш документ будет включен в коллекцию или возникнет какая-нибудь проблема с размещением документа. Если у вас есть вопросы по технологическому процессу размещения документа в ту или иную коллекцию, обращайтесь к администратору коллекции. С этой завершающей страницы вы также можете перейти на страницу "Мой архив электронных ресурсов", чтобы проверить состояние вашего документа.


МОЙ АРХИВ в начало

Если вы авторизованный пользователь электронной библиотеки (ЭБ) или входите в состав штата сотрудников, которые занимаются сопровождением ЭБ, то у вас есть своя собственная страничка, которая называется "Мой архив электронных ресурсов". Здесь вы можете найти:


РЕДАКТИРОВАНИЕ ПРОФИЛЯ в начало

На этой странице вы можете изменить информацию о вас. Для открытия этой страницы вы должны войти в систему как зарегистрированный пользователь.


ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ в начало

Авторизованные пользователи могут подписаться на ежедневные уведомления о новых поступлениях в коллекции по e-mail. Подписываться можно на любое количество коллекций. Чтобы подписаться:


ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ...

в начало

Для получения информации по работе ЭБ обращайтесь к Администратору ЭБ .

Для получения общей информации и новостей о DSpace, которая лежит в основе ЭБ, обращайтесь на Веб-сайт DSpace.